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在庫管理、倉庫管理コラム

エクセル(EXCEL)による在庫管理の限界 (2013/11/13)

在庫管理をするにあたり、一番最初に考えつくのが自社でマイクロソフト社の表計算ソフトであるエクセル(EXCEL)による在庫管理表を作成するということではないでしょうか?
エクセル在庫管理表と一言で言っても色々ありますが、代表的なものとしては商品ごとに朝の在庫、入庫数、出庫数を記載して、当日の残数を求め、それがそのまま翌日の朝の在庫となる、という管理方法があります。
下記のような感じですね

エクセルでの在庫管理表イメージ

これらを商品ごとに作成していくことで、自社で持っている商品の在庫数がエクセルで管理出来ます。
また、月末には最終日の残在庫数と合っているかを確認するこで棚卸も行えます。

インターネットで「在庫管理表」というキーワードで検索すると在庫管理表のエクセルフォーマットを提供している方や、在庫管理表の作り方の質問をしている方が多くいらっしゃいます。
それだけ在庫管理表に関するニーズは高いということが分かります。
確かに一見するとちょっとした在庫管理であれば十分であると感じます。

エクセル

ですがちょっとまってください!
本当に在庫管理表による管理で大丈夫なのでしょうか?
在庫管理表には以下のような問題点があります。

1)1商品ごとに1枚の表を作成する必要がある。
=>商品数が多くなればなるほど管理が大変になる。

2)1日の入出庫が確定してからでないと記入できない。
=>入出庫回数が多くなってくると、記入する前の集計作業が必要になり、残業時間が増えてしまう。

3)入出庫数の記載ミスが発生する。
=>1日のトータルでの入力になるので、ミスがあっても気づきにくい。
最悪、次回の棚卸まで気付かない可能性もある。

4)1日の途中でのリアルタイムの在庫数が把握出来ない。
=>緊急出庫などがあった場合に、現場に確認しないと在庫数が分からない。

5)商品の在庫数の管理になるので、ロット管理、賞味期限管理、製造日管理など付加情報の管理が出来ない。
=>上記例の在庫管理表の場合、商品ごと、ロットごとなどに分けて管理すれば出来なくはないが、在庫管理表が膨大なページ数になってしまい、手間が増える。
また、倉庫の作業も入出庫時の情報に関してメモを取っておく必要がある。

6)倉庫内のどこに商品があるのか分からない。
=>倉庫番のような経験が長い方はどこに何があるかを長年の経験で分かるが、その方が休んでしまうと現場が右往左往してしまう。
※このパターンは結構あります!

7)商品の先入先出が徹底出来ない。
=>商品の出庫は現場任せになるので、取り出しやすいものから出庫してしまい、結果として前回よりも賞味期限が古いものがお客様に出荷されてしまう可能性がある。

このように並べてみると思い当たるフシがある方もいらっしゃるのではないでしょうか?
これらが頻繁に発生してくるとそもそものエクセル在庫管理表による管理自体の意味が薄れてきてしまうと共に、お客様からのクレームの原因ともなります。

そこで必要になるのが在庫管理システムです。
(倉庫の中の「どこに」、「なにが」、「いくつあるか」がすぐに分かる在庫管理システムはこちら
在庫管理システムを導入すると上記の問題がどのように解決するのでしょうか?

1) 1商品ごとの入出庫の履歴はシステム内で管理しますので、表を作成する必要はありません。
代わりに商品情報を登録する作業が必要になります。

2) 入出庫とも1伝票単位に登録出来ますので、入出庫数の確定を待つ必要はありません。

3) 入出庫は1伝票単位に登録となりますので、計算する必要がなくなります。

4) 入出庫は1伝票単位になりますので、在庫のリアルタイム度が上がります。

5) 入出庫時に在庫情報としてロット、賞味期限、製造日などを入力することにより付加情報の管理が出来ます。
出庫時にロット指定での出庫なども出来ます。

6) 入庫時にどこに置いたのかを管理出来ます。
出庫時には商品がある場所も表示されますので、一々商品を探しまわる必要がなくなります。

7) 出庫時に指定されたルールにしたがって出庫する商品を決定します。
例:賞味期限の古いものから順に出庫など。

在庫管理システム全体を通して、ハンディターミナルを使用することにより精度を飛躍的に上げることが出来ます。
もちろん、他の機器を使用しての管理も効果は絶大です。
エクセル在庫管理表での管理を検討されている方は、是非一度システム化についてもご一考してみてはいかがでしょうか? 在庫管理システムへの資料請求、お問い合わせはこちらからどうぞ。

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